Para configurar uma sala, precisa seguir esse passo a passo:
Configurações > Gerenciar Espaços > Gerenciar Salas de Reunião :
Clique em (+ Cadastrar nova sala de reunião) e você será direcionado para a página de configuração da sala.
- Nome - O nome dessa sala, exemplo : Sala Black.
- Descrição - Descreva aqui as características do ambiente configurado.
Exemplo: Ambiente equipado para reuniões de até 6 pessoas, composta com 6 cadeiras ergonômicas, um ramal própio e uma impressora.
- Categoria de Serviço - Esse recurso irá permitir que nos relatórios seja possível identificar qual a composição de cada categoria (tipo) de serviço nas suas vendas.
Horário de Funcionamento:
Este campo é responsável por definir o horário em que as estações de trabalho deste ambiente estarão disponíveis para reservas a partir da Área do Cliente.
OBS: Importante salientar que embora os clientes não possam realizar reservas fora do horário inserido neste campo, isso será possível para os usuários do software (funcionários, gestores, administrador do sistema, etc).
Horário de Almoço - Também é possível customizar este campo de acordo com o funcionamento do seu espaço;
Funcionamos aos Sábados - Selecione esta opção caso seu espaço funcione aos sábados. Também é possível selecionar os horários (caso o espaço abra em um horário diferente)
Funcionamos aos Domingos - Selecione esta opção caso seu espaço funcione aos domingos. Também é possível selecionar os horários (caso o espaço abra em um horário diferente);
Informações Complementares:
Cor - Importante para diferenciar as salas na tela de agendamentos.
Ramal - Caso tenha um ramal instalado nessa sala será útil para contactar os
clientes que estejam utilizando esse ambiente.
Foto - Nesse campo pode inserir a foto da sala para que os clientes possam visualizar quando forem realizar o agendamento.
Configurações:
Exibir preços dessa sala na área do cliente - Habilite este campo para que seus clientes consigam visualizar as características de uma sala.
Permitir agendamentos em horários fracionados - Caso marque essa opção, será permitido efetuar reservas em horários fracionados, como das 10:15 às 11:23. Caso deixe desmarcada, só serão permitidas reservas em horas fechadas (ex: 10:00 às 11:00) ou com 30 minutos (ex: 10:30 às 11:30).
Não alugar essa sala por intervalo menor que 1 período ou 1 diária - Com essa opção marcada só será possível agendar essa sala por uma diária, ou seja que contemple todo o horário de funcionamento, exemplo: uma reserva de 08:00 ás 18:00 ou um período.
Disponibilizar essa sala na área do cliente - Ativando esse campo o cliente poderá realizar a reserva para essa sala através da área do cliente.
Valores:
Existem várias formas de se precificar o uso de uma sala, mas ambas, giram em torno de duas variáveis: Horário ou Duração:
1. Por Horário:
Valor Padrão da Hora: Preencher este campo é uma boa prática mesmo que você só realize vendas de pacotes, pois o valor inserido aqui será usado como base para o cálculo de utilizações excedentes;
Personalizar Valores Por Hora: Aqui é possível personalizar os valores por Hora, turno e diária.
Hora: Configure valores para as reservas de acordo com a hora para a qual ela é realizada. Exemplo: Uma reserva das 08 as 12 custa R$100,00 enquanto uma reserva das 14 às 18 custa R$90,00. Também é possível definir valores para reservas aos sábados e domingos.
Turno: Defina sua precificação e também defina os horários que compreendem turnos para seu espaço.
Diária: Esta opção indica a realização de uma reserva que abranja todo o horário de funcionamento da sala.
2. Por Duração:
Configure o valor das reservas de acordo com a duração, turno ou dia das mesmas. Exemplo: Uma reserva que tenha duração entre 5:30h e 6:00h terá o valor de R$80,00 enquanto uma reserva de duração entre 07:30h e 08:00h terá o valor de R$100,00. É possível configurar valores diferentes para clientes contratuais e avulsos. Veja exemplos:
"Meu espaço realiza reservas e concede descontos a clientes que fechem reservas com duração maior, como um turno ou uma diária comercial (08 horas, por exemplo).
O primeiro passo é definir o valor por hora e também o valor do turno (04 horas) ou diária (08 horas). O próximo caso é inserir o valor a ser cobrado por período.
A grande vantagem dessa opção é que através dela você pode definir o valor pela duração e os clientes podem realizar reservas para qualquer horário que seja (e não ficarem "presos" naquele padrão de 08 às 12 / 14 às 18). A "parte chata" é que para que esta opção funcione corretamente você terá que configurar todos as faixas de horário. Assim mesmo o cliente que reserve só por uma hora terá seu valor cobrado corretamente.