Dentro do Conexa, existem dois tipos de salas: são elas as salas rotativas e as salas privativas.
Salas Rotativas - Salas que podem ser alugadas/reservadas por vários clientes e horários diferentes;
Salas Privativas - Salas vinculadas a um único cliente para uso fixo/exclusivo (este vínculo é feito através de um contrato).
Para configurar uma sala, acesse o menu Configurações > Gerenciar Espaços > Gerenciar Salas de Reunião e você irá acessar a listagem das salas já cadastradas no seu sistema.
Clique em Cadastrar Nova sala de Reunião e você será direcionado para a página de configuração da sala.
Para editar as configurações de uma sala já criada, a localize na listagem, siga até a coluna Ações, clique nos “3 pontinhos” e, em seguida, clique em Editar.
Nome
Descrição - Descreva aqui as características do ambiente configurado. Exemplo: Um ambiente compartilhado com 20 estações de trabalho. As estações constituem em mesas de 80cm de largura e 75cm de altura e cadeiras ergonômicas. A sala é climatizada e dispõe de um Ramal próprio e impressora.
Categoria de Serviço - Esse recurso irá permitir que nos relatórios seja possível identificar qual a composição de cada categoria (tipo) de serviço nas suas vendas.
Horário de Funcionamento
Este campo é responsável por definir o horário em que as estações de trabalho deste ambiente estarão disponíveis para reservas a partir da Área do Cliente.
OBS: Importante salientar que embora os clientes não possam realizar reservas fora do horário inserido neste campo, isso será possível para os usuários do software (funcionários, gestores, administrador do sistema, etc).
Horário de Almoço - também é possível customizar este campo de acordo com o funcionamento do seu espaço;
Funcionamos aos Sábados - Selecione esta opção caso seu espaço funcione aos sábados. Também é possível selecionar os horários (caso o espaço abra em um horário diferente);
Funcionamos aos Domingos - Selecione esta opção caso seu espaço funcione aos domingos. Também é possível selecionar os horários (caso o espaço abra em um horário diferente);
Informações Fiscais
Descrição do Serviço na NFSe
Descrição do Serviço na Fatura/Recibo
Informações Complementares
Cor
Ramal
Foto
Configurações
Exibir preços dessa sala na área do cliente - Habilite este campo para que seus clientes consigam visualizar as características de uma sala;
Permitir fracionamento do valor da reserva por cada minuto utilizado;
Não alugar essa sala por intervalo menor que 1 período ou 1 diária;
Disponibilizar essa sala na área do cliente.
Valores
Existem várias formas de se precificar o uso de uma sala, mas ambas, giram em torno de duas variáveis: Horário ou Duração:
1. Por Horário:
Valor Padrão da Hora: Preencher este campo é uma boa prática mesmo que você só realize vendas de pacotes, pois o valor inserido aqui será usado como base para o cálculo de utilizações excedentes;
Personalizar Valores Por Hora: Aqui é possível personalizar os valores por Hora, turno e diária.
Hora: Configure valores para as reservas de acordo com a hora para a qual ela é realizada. Exemplo: Uma reserva das 08 as 12 custa R$100,00 enquanto uma reserva das 14 às 18 custa R$90,00. Também é possível definir valores para reservas aos sábados e domingos.
Turno: Defina sua precificação e também defina os horários que compreendem turnos para seu espaço.
Diária: Esta opção indica a realização de uma reserva que abranja todo o horário de funcionamento da sala.
2. Por Duração:
Configure o valor das reservas de acordo com a duração, turno ou dia das mesmas. Exemplo: Uma reserva que tenha duração entre 5:30h e 6:00h terá o valor de R$80,00 enquanto uma reserva de duração entre 07:30h e 08:00h terá o valor de R$100,00. É possível configurar valores diferentes para clientes contratuais e avulsos. Veja exemplos:
"Meu espaço realiza reservas e concede descontos a clientes que fechem reservas com duração maior, como um turno ou uma diária comercial (08 horas, por exemplo).
O primeiro passo é definir o valor por hora e também o valor do turno (04 horas) ou diária (08 horas). O próximo caso é inserir o valor a ser cobrado por período.
A grande vantagem dessa opção é que através dela você pode definir o valor pela duração e os clientes podem realizar reservas para qualquer horário que seja (e não ficarem "presos" naquele padrão de 08 às 12 / 14 às 18). A "parte chata" é que para que esta opção funcione corretamente você terá que configurar todos as faixas de horário. Assim mesmo o cliente que reserve só por uma hora terá seu valor cobrado corretamente.
Grupos de Salas
Os grupos de salas possibilitam a junção de dois ou mais ambientes com características semelhantes (ou não), para os casos em se oferece um plano ou pacote de horas em que um cliente tem uma cota de horas e pode escolher o ambiente em que irá utilizá-la.
Para saber mais sobre o que é e como cadastrar um grupo de salas, Clique aqui