No Conexa, você pode permitir que seus clientes alterem ou cancelem suas próprias reservas, mesmo quando elas já estiverem faturadas ou quitadas.
Essas permissões são configuradas individualmente para cada unidade e seguem as regras de antecedência, disponibilidade e pagamento.
1. Como habilitar as permissões
Para configurar, siga os passos:
Acesse Configurações > Unidades.
Localize a unidade desejada e clique em Ações (...) > Editar.
Na tela de edição, localize a seção Configurações da Área do Cliente.
Ative as permissões de edição e cancelamento de reservas conforme as necessidades do seu espaço.
Clique em Salvar para aplicar as alterações.
As duas permissões são independentes. Assim, você pode permitir somente a edição, somente o cancelamento ou ambas as ações.
Importante: As permissões também respeitam a antecedência mínima definida nas Configurações da Agenda da unidade.
2. Como funciona a edição de reservas?
Ao habilitar a permissão de edição, seus clientes poderão alterar a data e o horário das reservas, inclusive aquelas que já foram faturadas ou quitadas.
Para realizar a alteração, algumas condições precisam ser atendidas:
Mesmo valor: o valor da sala no novo período deve ser exatamente igual ao valor atual da reserva. Não é permitido alterar para um período mais caro ou mais barato.
Mesma sala: não é possível trocar o espaço reservado.
Disponibilidade: a nova data e o horário devem estar disponíveis e respeitar o funcionamento da sala.
Antecedência mínima: tanto a reserva atual quanto o novo horário devem respeitar o prazo mínimo configurado na unidade.
Caso a reserva tenha produtos adicionados, eles continuarão vinculados, sem alterações.
Em reservas recorrentes, a edição será aplicada somente à ocorrência selecionada.
3. Como funciona o cancelamento de reservas?
Ao habilitar a permissão de cancelamento, seus clientes também poderão cancelar reservas já quitadas, desde que o pagamento tenha sido realizado no momento da reserva, pela Área do Cliente.
Quando o cancelamento é realizado:
A reserva é cancelada e o horário fica disponível novamente.
Os produtos vinculados à reserva também são cancelados.
O valor pago é estornado integralmente, incluindo os produtos.
Caso exista uma nota fiscal emitida, o sistema realiza o cancelamento quando permitido.
Atenção: As tarifas cobradas pelo processamento de pagamentos via Pix ou cartão de crédito não são devolvidas ao seu espaço, mesmo quando o cliente recebe o estorno integral.
O prazo para realizar o estorno depende do meio de pagamento utilizado. Por isso, mesmo que a permissão esteja ativada, o cancelamento poderá não estar disponível em determinadas situações.
Reservas faturadas pelo gestor para pagamento posterior não poderão ser canceladas diretamente pelo cliente.
4. Por que meu cliente não consegue editar ou cancelar uma reserva?
Mesmo com as permissões ativadas, algumas condições podem impedir essas ações.
Na edição de reservas:
A antecedência mínima configurada não foi respeitada.
A reserva já começou.
O novo período possui um valor diferente do atual.
O horário desejado está indisponível ou fora do funcionamento da sala.
No cancelamento de reservas:
A antecedência mínima não foi respeitada.
A reserva já começou.
O pagamento foi faturado posteriormente pelo gestor.
O prazo permitido para realizar o estorno expirou.
Existem restrições para o cancelamento da nota fiscal emitida.
Nessas situações, o cliente poderá precisar entrar em contato com a administração do espaço para verificar as possibilidades de alteração ou cancelamento.
5. Como configurar a antecedência mínima?
A antecedência mínima determina até quando seus clientes poderão editar ou cancelar uma reserva antes do horário de início.
Para ajustar esse prazo:
Acesse Configurações > Unidades.
Edite a unidade desejada.
Localize as Configurações da Agenda.
Ajuste o campo Definir antecedência mínima para alterações ou cancelamentos de reserva.
Por exemplo, se a antecedência mínima for de 24 horas, uma reserva marcada para sexta-feira às 14h só poderá ser editada ou cancelada pelo cliente até quinta-feira às 14h, desde que as demais condições sejam atendidas.
Para saber mais, consulte nosso artigo sobre como configurar a antecedência mínima para alterações e cancelamentos.