Cada vez mais os métodos tradicionais de assinatura e autenticação de documentos são substituídos por inovações tecnológicas, como as assinaturas eletrônicas. Essas assinaturas são amplamente usadas em assuntos privados, transações legais e comerciais e até mesmo como parte de documentos oficiais do governo. Tudo isso graças ao alto nível de segurança que oferecem. Entre as suas principais vantagens estão tornar o ambiente de trabalho mais seguro e eficiente digitalmente, além de permitir que os usuários acelerem o processo de assinatura e documentação online.
No momento, o Conexa possui integração com a plataforma D4sign. Este artigo será dividido em 2 etapas: Como configurar a integração no Conexa e como solicitar assinaturas através do gerador de contratos.
1. CONFIGURANDO A INTEGRAÇÃO NO CONEXA
Configurar a integração para assinaturas eletrônicas é muito fácil. Para isso você irá precisar do Token para integração (você pode localizá-lo na sua conta D4Sign). Siga os passos abaixo:
1.1. NA SUA CONTA D4SIGN
No Dashboard da sua conta D4Sign, clique no seu nome de usuário (fica na parte superior direita da sua tela. Normalmente é o seu endereço de e-mail) e em seguida em </> Dev (API);
Localize o Token API e o CryptKey. Salve estes códigos para serem utilizados no Conexa;
1.2. NO CONEXA
No Conexa, siga para Configurações > Unidades;
Selecione sua unidade, siga para Editar;
Siga para a aba Assinatura Eletrônica;
Preencha os campos dos Dados de Integração com o Token API e CryptKey com as informações adquiridas da sua conta D4Sign;
O campo Cofre D4Sign é referente aos cofres que você configura na conta da D4Sign. Ele serve para guardar contratos. Uma conta da D4Sign pode ter mais de um cofre; escolha um para configurar.
Selecione as Configurações Padrão de Assinatura.
2. UTILIZANDO A INTEGRAÇÃO NO CONEXA
2.1. SOLICITANDO ASSINATURAS
Ao cadastrar um contrato você terá a opção de Gerar o contrato e já enviar a solicitação de Assinatura Eletrônica via e-mail e também pelo WhatsApp. Para isso:
Clique em Gerar PDF/Assinatura;
Selecione os signatários, opções avançadas e etc;
Também é possível solicitar assinaturas eletrônicas de contratos já gerados. Para isso, siga até Contratos > Listar Contratos, selecione o contrato desejado e vá para:
Ações > Gerar PDF/Assinatura.
Observação: Para a geração do documento, é preciso que, pelo menos, uma pessoa vinculada ao cliente, esteja marcada como sócio:
E para os envios via whatsapp é preciso que o número de contato esteja cadastrado na pessoa do cliente.
A mensagem no WhatsApp enviada pela D4Sign chegará dessa forma:
Importante: Os envio das mensagens via whatsApp são de total responsabilidade da D4Sign, não são enviadas pelo Conexa.
2.2. CANCELAR SOLICITAÇÃO DE ASSINATURA
Para cancelar a solicitação das assinaturas, localize o contrato desejado, siga até a coluna Assinatura, clique no ícone das assinaturas e em seguida efetue o cancelamento da(s) assinatura(s).
3. DÚVIDAS FREQUENTES
3.1. É necessário que eu ou o cliente tenhamos o certificado digital?
R: Não. Certificado Digital é para assinatura digital. A nossa integração é para assinatura eletrônica.
3.2. Quem assina primeiro? Eu ou o cliente?
R: Essa solicitação é enviada por e-mail e via whatsApp para as partes listadas. Tanto faz a ordem de assinatura.
3.3. Qual é o valor cobrado? É cobrado algum valor do cliente?
R: O Conexa não cobra nada. Qualquer questão referente a valores, é relacionada com os planos/valores da própria D4Sign. Lembrando que: clientes Conexa têm 15% de desconto em qualquer plano da D4sign!
3.4. A assinatura eletrônica tem a mesma validade do que a assinatura em cartório?
R: A assinatura eletrônica tem validade jurídica.
3.5. O meu cliente vai conseguir assinar também?
R: Sim! A partir do momento em que você (seu coworking) integrar com a D4sign, estará apto a assinar eletronicamente e solicitar isso pros seus clientes. As partes envolvidas (que você consegue configurar na hora de solicitar assinatura) recebem via e-mail e via WhatsApp. Seu cliente poderá ou não assinar eletronicamente. Não é preciso que o seu cliente tenha cadastro na D4Sign para assinar.
3.6. Como essa assinatura será solicitada?
R: Ao cadastrar um contrato, você terá a opção de gerar o contrato e já enviar a solicitação de Assinatura Eletrônica. Também é possível solicitar assinaturas eletrônicas de contratos já gerados.
Quando ambas as partes assinarem o contrato, você receberá um e-mail com o contrato e uma página extra, contendo as assinaturas e a marca da D4Sign (com seu timbre e etc):
3.7. É necessário contratar o serviço com a D4sign para cada unidade ou apenas um contrato por organização?
R: Você pode usar a mesma conta da D4Sign para todas as unidades, sem problemas! Lembrando que a cota será consumida por todas elas. Como sugestão, seria legal criar um cofre pra cada, só por questão de organização.
3.8. Como posso entrar em contato com a D4Sign?
Clientes conexa possuem um canal em que pode solicitar um atendimento do time da D4Sign para tirar dúvidas
3.9. Consigo ver no sistema quem assinou o contrato?
Sim. Basta ir até "Contrato > Listar contratos"
A coluna assinatura vai mostrar quantas assinaturas foram solicitadas ao todo:
E clicando no botão laranja, você pode ver todo o detalhamento:
Nome
Email
Status da assinatura
Pode enviar o link pra assinar novamente
Cancelar a solicitação de assinatura
Excluir um assinante da solicitação
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