A assinatura eletrônica se tornou uma alternativa prática e segura para empresas que desejam agilizar a formalização de contratos e reduzir processos manuais.
Com ela, documentos podem ser assinados de qualquer lugar, sem necessidade de impressão, envio físico ou reconhecimento de firma na maioria das situações.
Neste artigo, você vai entender:
O que é uma assinatura eletrônica;
Como ela funciona;
Quais são seus principais benefícios;
Qual a validade jurídica desse tipo de assinatura;
Como o Conexa pode ajudar nesse processo.
Por que usar assinatura eletrônica?
Em processos tradicionais, formalizar um contrato pode envolver impressão, coleta manual de assinaturas, envio de documentos e armazenamento físico.
Com a assinatura eletrônica, esse processo pode acontecer de forma totalmente digital, trazendo benefícios como:
Mais agilidade: contratos podem ser enviados e assinados em poucos minutos;
Menos burocracia: reduz etapas manuais e o uso de documentos físicos;
Redução de custos: diminui gastos com impressão, transporte e armazenamento;
Mais praticidade: os envolvidos podem assinar pelo computador ou celular, de onde estiverem;
Maior segurança: é possível utilizar diferentes mecanismos para verificar a identidade do signatário e preservar a integridade do documento.
O que é assinatura eletrônica?
Assinatura eletrônica é um termo abrangente utilizado para diferentes métodos capazes de identificar uma pessoa e registrar sua concordância com um documento digital.
Essa identificação pode utilizar diferentes recursos, como:
E-mail ou telefone;
Dados de acesso;
Endereço IP;
Biometria e reconhecimento facial;
Documento de identificação;
Certificado digital.
A assinatura eletrônica não deve ser confundida com a assinatura digital.
A assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica que utiliza certificados digitais e recursos criptográficos para autenticar o signatário e garantir a integridade do documento.
A assinatura eletrônica possui validade jurídica?
Sim. A legislação brasileira reconhece a utilização de documentos e assinaturas em meio eletrônico.
A Medida Provisória nº 2.200-2/2001 instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e estabeleceu bases para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos eletrônicos.
Além das assinaturas realizadas com certificados ICP-Brasil, a própria MP também admite outros meios de comprovação da autoria e integridade de documentos eletrônicos quando aceitos pelas partes.
A Lei nº 14.063/2020 também passou a classificar as assinaturas eletrônicas em três categorias:
Assinatura eletrônica simples
Permite identificar o signatário e associar seus dados ao documento eletrônico.
É utilizada em situações que não exigem níveis mais elevados de comprovação da identidade.
Assinatura eletrônica avançada
Utiliza mecanismos adicionais que permitem identificar o signatário e detectar possíveis alterações realizadas no documento após a assinatura.
Pode utilizar diferentes tecnologias de autenticação sem necessariamente exigir um certificado ICP-Brasil.
Assinatura eletrônica qualificada
É realizada utilizando um certificado digital ICP-Brasil e representa o nível mais elevado de assinatura eletrônica previsto na legislação.
Seu uso pode ser obrigatório em determinados documentos ou operações específicas.
Para grande parte dos contratos utilizados no dia a dia das empresas, como contratos de prestação de serviços, compra, venda ou locação, não é obrigatório utilizar certificado digital ICP-Brasil.
⚠️ Importante: dependendo do tipo de documento, operação ou exigência legal aplicável ao negócio, podem existir requisitos específicos de assinatura.
Segurança das assinaturas eletrônicas
Um dos principais pontos de uma assinatura eletrônica é permitir a comprovação de quem realizou a assinatura e preservar a integridade do documento.
Dependendo da solução utilizada e do nível de segurança necessário, podem ser aplicados diferentes mecanismos de autenticação e registro, como:
Registro do endereço IP;
Validação de e-mail ou telefone;
Documento com foto;
Validação por selfie;
Certificado digital;
Registros relacionados ao processo de assinatura.
Esses elementos ajudam a produzir evidências sobre a identidade do signatário e sobre o processo realizado.
Como o Conexa ajuda nesse processo?
O Conexa permite integrar a assinatura eletrônica diretamente ao fluxo de contratos do seu negócio.
Dentro do sistema, você pode gerar seus contratos, definir os signatários, solicitar assinaturas e acompanhar o andamento das solicitações sem precisar retirar o documento do fluxo de trabalho.
Além de tornar o processo mais rápido para sua equipe, o cliente pode receber e assinar o documento remotamente, pelo computador ou celular.
Com o Conexa Sign, esse processo passa a contar com uma solução de assinatura eletrônica integrada nativamente ao Conexa.
👉 Quer começar a utilizar?