Como não disponibilizar uma sala para reservas na área do cliente

Primeiro vá às configurações de sala, em configurações > gerenciar espaços > salas de reunião. Agora você pode editar (ações "..." > editar) ou cadastrar uma sala, e no quadro configurações desmarcar a opção mostrada na imagem.
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Mes​mo com essa opção desmarcada, um usuário (operador do sistema) conseguirá fazer reservas no ambiente normalmente. Essa configuração retira apenas a opção do seu cliente agendar pela área dele.