Requisitos

  • É necessário que o módulo INTEGRAÇÃO COM EQUIPAMENTOS DE CONTROLE DE ACESSO esteja habilitado em seu sistema;

  • O dispositivo deverá estar devidamente configurado e acessível através da API de integração para comunicação com o software. Os itens abaixo especificam com quais marcas de dispositivos o Conexa possui integração e os links para a wiki de cada uma delas:

LoopKey: Como integrar um dispositivo LoopKey com o Conexa?

ControliD: Como integrar um dispositivo ControliD com o Conexa?

Magikey: Como integrar um dispositivo Magikey com o Conexa?

Como funciona

A integração com os dispositivos de acesso permite supervisionar quais clientes podem acessar espaços controlados dentro da sua empresa. Por exemplo, em uma sala de reunião que possui um dispositivo de controle de acesso na porta, ela poderá ser aberta apenas pelo cliente que possui reserva naquele momento. O mesmo acontece para uma sala privativa, que poderá ser acessada apenas pelas pessoas vinculadas ao cliente que a sala pertence. A integração disponibiliza os seguintes recursos:

  • Cadastro automático no dispositivo ao cadastrar uma pessoa no Conexa: Ao cadastrar uma pessoa no Conexa, caso essa pessoa pertença a uma unidade que possui ao menos um dispositivo configurado, automaticamente o Conexa cadastrará essa pessoa nos dispositivos configurados e ativos. Cada marca de dispositivo possui algumas peculiaridades na forma como esse cadastro é realizado.

  • Registro de Acessos: Todos os dispositivos cadastrados no Conexa irão gerar um log de acesso dos seus clientes. Através desse relatório você poderá consultar os acessos de todas as pessoas cadastradas no Conexa e no dispositivo. Você poderá consultar os acessos clicando no botão Relatórios → Outros → Controle de Acesso.

  • Liberação/bloqueio de salas de reunião: O Conexa possui rotinas que verificam e gerenciam as permissões de cada pessoa sobre os ambientes cadastrados com dispositivos de controle de acesso. Se esse ambiente for uma sala rotativa/reunião, o acesso a essa sala através do dispositivo será liberado minutos antes da reserva para o cliente em questão. O Conexa notificará os dispositivos cadastrados para que elas concedam permissão de acesso as pessoas vinculadas ao cliente da reserva. Essa permissão será removida automaticamente logo após a finalização da reserva.

  • Restrição de acesso à salas privativas: Caso o ambiente onde o dispositivo está configurado seja uma sala privativa, apenas as pessoas vinculadas aos clientes dessa sala terão acesso a mesma. Ao criar ou atualizar um contrato que possui uma sala privativa, o Conexa notificará os dispositivos para que eles concedam permissão de acesso em tempo integral às pessoas vinculadas aos clientes.

  • Registro de check-in automático no coworking: Você poderá configurar um dispositivo em um ambiente compartilhado com estações de trabalho (coworking) para que ele registre check-in automaticamente quando uma pessoa acessar esse espaço. Isso significa que todos os clientes poderão ter acesso ao ambiente através do dispositivo e seus acessos, além de serem registrados no Conexa, também farão check-in automaticamente no coworking vinculado ao dispositivo;

  • Registro de check-out automático no coworking: Dispositivos capazes de diferenciar entrada e saída também poderão ser configurados para realizar check-out automaticamente do seu cliente em um determinado coworking, como por exemplo, catracas.

De forma resumida:

- Se o dispositivo é vinculado a uma sala de reunião, o acesso é liberado para todas as pessoas vinculadas ao cliente da reserva, no horário da mesma. O sistema irá bloquear o acesso no momento em que o check-out for realizado ou quando o horário da reserva for finalizado;

- Se o dispositivo é vinculado a um coworking/espaço compartilhado, todos os clientes cadastrados terão acesso, sem restrição de horário. Você também pode configurar o dispositivo para realizar o check-in automático, caso deseje. Ao habilitar o check-in automático todos os clientes que acessarem esse espaço serão cobrados a menos que possuam reserva ou pacote de horas válidos. O check-out automático será realizado apenas se o seu dispositivo for uma catraca, caso contrário, o check-out deverá ser realizado manualmente pelo próprio cliente através da área do cliente ou por um funcionário;

- Se o dispositivo é vinculado a uma sala privativa, apenas as pessoas da sala privativa terão acesso à mesma, sem restrição de horário. O sistema irá liberar o acesso automaticamente quando você cadastrar um contrato que possui sala privativa. Ao encerrar o contrato, o acesso será bloqueado.

- Se o dispositivo não é vinculado nem uma sala nem a um coworking (como, por exemplo, portaria, corredor, etc), todos os clientes cadastrados terão acesso, sem restrição de horário.


Não é possível configurar liberação ou bloqueio de acesso em dias ou horários personalizados. O acesso pelo dispositivo seguirá as regras descritas acima.

Configuração

Primeiramente é necessário que o dispositivo seja cadastrado no Conexa. Para isso acesse: Configurações → Dispositivos de Acesso e clique no botão Cadastrar Dispositivo de Controle de Acesso. No formulário escolha a unidade e posteriormente o ambiente onde o dispositivo está instalado, caso seja um ambiente comum e não esteja listado, marque a opção "Informar nome do ambiente" e no campo "Nome do Ambiente" digite um nome para identificá-lo.


Ambiente: Você poderá escolher entre três tipos de ambiente: salas, coworkings ou outros. Cada opção apresenta um comportamento diferente no gerenciamento de acesso.

  • Salas: A liberação de acesso é feita no horário de início da reserva e exclusiva para as pessoas vinculadas ao cliente vinculado.

  • Coworkings ou Outros: A liberação de acesso é feita para todos as pessoas vinculadas a unidade onde o dispositivo esta cadastrado sem restrição de horário.

Formulário de Cadastro de Dispositivo

No campo "Marca do Dispositivo" selecione a marca do dispositivo a ser cadastrado e posteriormente o modelo do aparelho. Para que o Conexa identifique o tipo de acesso em dispositivos incapazes de diferenciar entrada e saída, você deverá selecionar no campo "Tipo de Registro" se o dispositivo a ser cadastrado ficará responsável por registrar a entrada, saída ou ambos (entrada & saída) das pessoas.

OBS: Caso selecione a opção Ambos (Entrada & Saída) é importante que seus clientes façam o registro correto durante o acesso, pois caso alguém deixe de registrar um dos sentidos, todo o comportamento da pessoa estará inconsistente no sistema naquele determinado dia.

Informe um nome no campo "Nome do Dispositivo" para facilitar a identificação do dispositivo nos relatórios. Os próximos campos a serem preenchidos podem variar de marca para marcar, por isso aconselhamos a leitura da wiki específica de cada uma delas para fazer a configuração correta.

Para saber mais detalhes de como configurar um dispositivo de uma marca específica, acesse nossos artigos:

Teste de Conexão: Antes de inserir o dispositivo no banco de dados do Conexa, é feito um teste de conexão com o aparelho utilizando as informações preenchidas no formulário. Caso ocorra falha durante esse teste de conexão, o dispositivo não poderá ser cadastrado. Para mais informações sobre possíveis falhas durante o teste de conexão, acesse nossa wiki "Falha no Teste de Conexão dos Dispositivos de Controle de Acesso".

OBS: É possível configurar no Conexa uma tolerância para que o acesso esteja liberado minutos antes do início da reserva. Esse mesmo prazo é utilizado como tolerância para revogar o acesso a sala. Para configurar acesse: Configurações → Dispositivos de Acesso, depois clique no botão Operações → Configurar, selecione a unidade que deseja configurar, preencha as informações e clique em Salvar.

Sincronização

Caso você já possua clientes cadastrados no Conexa e queira fazer a sincronização com o dispositivo de controle de acesso, basta você clicar no botão "Sincronizar" disponível na coluna ações do dispositivo. A sincronização irá cadastrar todos os usuários e liberações de acesso em seu dispositivo de acordo as regras informadas anteriormente. Esta ação pode demorar alguns minutos devido ao número de requisições executadas. os dispositivos possuem limitações de hardware diferentes entre si, fique atento antes de fazer a sincronização caso você possua muitos clientes cadastrados no Conexa.

Meu dispositivo não possui integração com o Conexa

Ainda assim, caso o dispositivo que você queira não esteja na lista acima, você pode solicitar orçamento para desenvolvimento da nova integração enviando um e-mail para [email protected]. Após a solicitação, nosso time de integrações irá realizar uma análise de viabilidade para verificar se sua central possui todos os requisitos necessários além do prazo e orçamento.

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